Grâce aux nouvelles technologies, les systèmes d’information représentent des outils extrêmement puissants en matière de gestion d’entreprise dans tous les métiers, en permettant de gérer les différents flux d’information présents dans toute entité. Voici l’essentiel à connaître.
Table des matières
I.1 Système d’information
I.1.1 Définitions
Un système d’information (SI) est un ensemble organisé de ressources qui permet de collecter, stocker, traiter et distribuer de l’information, en général grâce à un réseau d’ordinateurs. Il s’agit d’un système sociotechnique composé de deux sous-systèmes, l’un social et l’autre technique. Le sous-système social est composé de la structure organisationnelle et des personnes liées au SI. Le sous-système technique est composé des technologies (hardware, software et équipements informatiques) et des processus d’affaires concernés par le SI.
Donc un système d’information est l’ensemble du matériel, de logiciels et des réseaux ainsi que les ressources humaines que les gens construisent pour collecter, créer et distribuer des données utiles, généralement dans une organisation. Il définit le flux d’informations au sein du système. L’objectif d’un système d’information est de fournir des informations appropriées à l’utilisateur, de collecter les données, de traiter les données et de communiquer les informations à l’utilisateur du système.
D’autre part, le système informatique est représentatif des moyens informatiques comme les logiciels et les matériels qui comprennent des outils comme le serveur, le logiciel informatique, les ordinateurs, etc. C’est l’ensemble des actifs matériels et logiciels de l’entreprise ayant pour vocation à automatiser le traitement de l’information. C’est la partie visible à laquelle tout le monde pense quand on parle de projets et d’infrastructures informatiques. Nous dirons ainsi qu’un système informatique est un sous ensemble du SI qui deviendra dès lors l’ensemble. En clair, le système informatique est une partie d’un ensemble beaucoup plus grand qui est le système information.
I.1.2 Exemple de systèmes d’information
Les systèmes d’information sont nombreux et variés. Voici quelques exemples de systèmes d’information.
· Le système d’information commerciale (SIC) : Ce type de système d’information a pour objectif de faciliter la diffusion de l’information commerciale au sein de l’entreprise. Les données commerciales sont stockées, analysées et diffusées aux acteurs concernés.
· Le système d’information comptable (SIC) : Le système d’information comptable correspond à l’ensemble des dispositifs et outils permettant de traiter, d’organiser et de contrôler les informations comptables, financières, fiscales et sociales.
· Le système d’information des ressources humaines (SIRH) : Le système d’information des ressources humaines, aussi appelé le SIRH, regroupe l’ensemble des logiciels et outils nécessaires à la gestion des ressources humaines. Les logiciels SIRH permettent d’automatiser et d’optimiser le processus des ressources humaines dans les entreprises : gestion de la paie, absences et congés, notes de frais, formation, recrutement…
I.2 Les fonctions d’un système d’information
En se basant sur les concepts déjà décrites, il existe donc 4 fonctions principales d’un SI :
· Collecter : c’est à partir de là que naît la donnée, qu’on acquière les informations provenant de l’environnement interne ou externe à l’entreprise. Cette fonction correspond en réalité à différents types de tâches : dans un premier temps, il s’agit de collecter les informations (tâche dite d’écoute). Dans un deuxième temps, il faut retenir, parmi les informations collectées, celles qui sont pertinentes en regard des activités de l’entreprise (tâche d’analyse). Enfin, dans un dernier temps, il faut entrer les informations retenues dans le Système d’Information (tâche de saisie). Le recueil des informations est réalisé auprès de sources externes qui correspondent à toutes les composantes de l’environnement qui génèrent de l’information (organismes professionnels par exemple) et de sources internes qui correspondent à toutes les composantes de l’entreprise qui produisent de l’information (ex : service comptable)
· Stocker : dès que l’information est acquise, le système d’information la conserve. Elle doit pouvoir être disponible et doit pouvoir être conservée dans le temps. Cette fonction met en œuvre des moyens techniques et organisationnels (méthodes d’archivage par exemple) pour stocker les informations de manière durable et stable (sous forme de bases de données principalement).
· Transformer/traiter : cette phase permet de transformer l’information et choisir le support adapté pour traiter l’information. Ici ont construit de nouvelles informations en modifiant le fond ou la forme. Cela signifie qu’il doit pouvoir effectuer un certain nombre d’opérations de traitement sur les informations mémorisées : recherche, consultation, organisation, mise à jour et production
· Diffuser : le SI transmet ensuite l’information dans son environnement interne ou externe. Il s’agit de la mise à disposition de l’information pour ceux qui en ont besoin au moment où c’est nécessaire, sous une forme directement exploitable.
L’objectif du SI est donc de restituer une information au sein d’une organisation directement exploitable par les différents acteurs et faciliter la prise de décision.
I.3 Les composants d’un système d’information
Les composantes du système d’information sont les suivantes :
· Le matériel informatique : Equipement physique utilisé pour l’entrée, la sortie et le traitement. La structure du matériel dépend du type et de la taille de l’organisation. Il se compose d’un dispositif d’entrée et d’un dispositif de sortie, d’un système d’exploitation, d’un processeur et de dispositifs de support. Il comprend également les périphériques de l’ordinateur.
· Le logiciel informatique : Représenté par l’ensemble des programmes ou applications utilisées pour contrôler et coordonner les composants matériels. Il est utilisé pour analyser et traiter les données. Ces programmes comprennent un ensemble d’instructions utilisées pour traiter l’information.
· L’information : Est obtenu grâce au traitement des données. Les données sont les faits et les chiffres bruts qui ne sont pas organisés et qui sont ensuite traités pour générer des informations. Les logiciels sont utilisés pour organiser et servir les données à l’utilisateur, gérer le stockage physique des supports et des ressources virtuelles. De même que le matériel ne peut pas fonctionner sans logiciel, les logiciels ont besoin de données pour être traités. Les données sont gérées à l’aide d’un système de gestion de base de données. Le logiciel de gestion des bases de données est utilisé pour un accès efficace aux données requises et pour gérer les bases de connaissances.
· Le réseau : Les ressources des réseaux font référence aux réseaux informatiques comme l’intranet, l’extranet et l’internet. Ces ressources facilitent le flux d’informations dans l’organisation. Les réseaux se composent à la fois de dispositifs physiques tels que les cartes réseau, les routeurs, les concentrateurs et les câbles, et de logiciels tels que les systèmes d’exploitation, les serveurs Web, les serveurs de données et les serveurs d’applications. Les réseaux informatiques se composent d’ordinateurs, de processeurs de communication et d’autres dispositifs interconnectés par des supports de communication et contrôlés par des logiciels. Les réseaux comprennent les supports de communication et le support réseau.
· Ressources humaines : Elles sont associées à la main-d’œuvre nécessaire pour faire fonctionner et gérer le système. Les personnes sont l’utilisateur final du système d’information, l’utilisateur final utilise l’information produite pour son propre usage, le but principal du système d’information est de bénéficier à l’utilisateur final. L’utilisateur final peut être un comptable, un ingénieur, un vendeur, un client, un employé de bureau ou un directeur, etc. Des personnes sont également chargées de développer et d’exploiter les systèmes d’information. Il s’agit d’analystes de systèmes, d’opérateurs informatiques, de programmeurs et d’autres employés de bureau du SI, ainsi que de techniques de gestion.
Les ressources humaines peuvent utiliser le SI soit en interne (exp : les employés) soit à l’externe (exp : les clients) de l’organisation. En plus une ressource humaine peut soit fournir soit utiliser ( ou consommer des données).
I.4 Direction des systèmes d’information
La direction des systèmes d’information est la direction responsable du système d’information d’une entreprise. Elle est en charge de définir l’architecture du SI, concevoir, installer et déployer et exploiter le SI.
Il n’existe pas de structure type pour la gestion du Système d’Information mais, pour répondre à ces différentes missions, les organisations de taille importante disposent d’une Direction des Systèmes d’Information (DSI). Dans les entreprises de tailles plus réduites, le service Système d’Information se résume souvent à une petite équipe d’informaticiens placés sous la responsabilité d’un responsable du SI, voire à un unique responsable informatique (dans le cas de petites structures). La taille et la structure de la DSI sont très variables d’une entreprise à l’autre. Elle est en interaction permanente avec d’une part, la Direction Générale (DG) et d’autre part, toutes les autres directions de l’entreprise (direction financière, direction des ressources humaines, direction commerciale, etc.) que l’on qualifie de Directions Métiers (DM). Elle interagit également avec des structures externes telles que les fournisseurs, les sociétés de conseil, les clubs utilisateurs, etc.
I.4.1 Rôle de la DSI
En général, une Direction des Systèmes d’Information remplit 2 missions principales. Tout d’abord, elle remplit un rôle de coordination. À ce titre, elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe managériale afin de fournir des systèmes d’information ainsi qu’une infrastructure IT performants et fiables. La mise en place d’une DSI performante ne relève cependant pas d’un jeu de cartes. Elle requiert des solutions d’automatisation et orchestration développées par des experts.
Un système d’information performant et bien piloté sera ainsi à même d’identifier les éventuelles améliorations de coûts et de productivité, de développer un environnement informatique sécurisé, et d’améliorer son intégration dans le process global de l’entreprise. Le rôle de coordination de la direction en charge des systèmes d’information intègre alors à la fois les métiers, la stratégie commerciale, les produits et services ainsi que leurs coûts, la sécurité des données, les projets, etc.
Ensuite, la DSI a un rôle stratégique en ce qu’elle est en charge de veiller à l’optimisation de l’usage des technologies au sein de l’entreprise. De façon plus concrète, il s’agit de mettre l’innovation technologique au service de la vision technique de l’entreprise, afin d’impacter de façon substantielle son chiffre d’affaires. La stratégie informatique est donc ici au cœur des processus de développement et de gestion l’entreprise. Par exemple, la DSI doit exploiter le système d’information pour renforcer la communication externe de l’entreprise. Dans cette optique, elle doit aider à soigner les fenêtres informatiques externes (sites web, réseaux sociaux, etc.), afin de relever la qualité de la communication.
La Direction des Systèmes d’Information a donc globalement pour mission, de définir une vision claire de la mutation opérationnelle de l’entreprise, et d’y soutenir l’innovation.
I.4.2 Les objectifs des DSI
Les objectifs des DSI doivent aller de pair avec les directives du conseil d’administration ou de la Direction Générale. Entre autres, et parmi les plus importants, ils ont pour but de :
· alléger les coûts de l’informatique tout en améliorant ses rendements : cela suppose d’améliorer l’exploitation des services et applications existants, de bien ordonnancer les différents travaux, et de disposer des configurations et outils nécessaires pour assurer la continuité des opérations à moindres frais ;
· rendre la gestion informatique plus performante et plus agile : il s’agit notamment d’envisager des matériels plus performants et de mettre en œuvre des procédures allégées ; La DSI doit par ailleurs contribuer à l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise. Pour ce faire, elle doit:
· assurer continuellement une sécurité globale et sans faille des données de l’organisation : il s’agit notamment de la sécurité et de la protection pour l’accès aux données, ainsi que du volet sécurité physique, et prévention des dommages et destructions.
· aider l’entreprise à faire mieux que la concurrence : il s’agit d’aider l’entreprise à disposer des données et outils nécessaires pour manœuvrer dans des environnements concurrentiels, ou de crises majeures ;
· etc.