En se basant sur les concepts déjà décrites, il existe donc 4 fonctions principales d’un SI :
- Collecter : c’est à partir de là que naît la donnée, qu’on acquière les informations provenant de l’environnement interne ou externe à l’entreprise. Cette fonction correspond en réalité à différents types de tâches : dans un premier temps, il s’agit de collecter les informations (tâche dite d’écoute). Dans un deuxième temps, il faut retenir, parmi les informations collectées, celles qui sont pertinentes en regard des activités de l’entreprise (tâche d’analyse). Enfin, dans un dernier temps, il faut entrer les informations retenues dans le Système d’Information (tâche de saisie). Le recueil des informations est réalisé auprès de sources externes qui correspondent à toutes les composantes de l’environnement qui génèrent de l’information (organismes professionnels par exemple) et de sources internes qui correspondent à toutes les composantes de l’entreprise qui produisent de l’information (ex : service comptable)
- Stocker : dès que l’information est acquise, le système d’information la conserve. Elle doit pouvoir être disponible et doit pouvoir être conservée dans le temps. Cette fonction met en œuvre des moyens techniques et organisationnels (méthodes d’archivage par exemple) pour stocker les informations de manière durable et stable (sous forme de bases de données principalement).
- Transformer/traiter : cette phase permet de transformer l’information et choisir le support adapté pour traiter l’information. Ici ont construit de nouvelles informations en modifiant le fond ou la forme. Cela signifie qu’il doit pouvoir effectuer un certain nombre d’opérations de traitement sur les informations mémorisées : recherche, consultation, organisation, mise à jour et production
- Diffuser : le SI transmet ensuite l’information dans son environnement interne ou externe. Il s’agit de la mise à disposition de l’information pour ceux qui en ont besoin au moment où c’est nécessaire, sous une forme directement exploitable
L’objectif du SI est donc de restituer une information au sein d’une organisation directement exploitable par les différents acteurs et faciliter la prise de décision.