Une formule fait le plus souvent des calculs sur des valeurs qui se trouvent dans d’autres cellules, par exemple la somme des valeurs des cellules de la colonne au-dessus. La formule utilise alors comme opérande les références des cellules, ainsi lorsque les contenus des cellules référencées sont modifiés, Excel recalcule automatiquement le résultat de toutes les formules.
– E9 est la référence de la cellule située à l’intersection de la colonne E et de la ligne 9 ;
– E5:E15 est la référence de la plage de cellules de la cellule E5 à la cellule E15.
■ En cours de saisie ou de modification d’une formule, lorsque vous voulez inscrire la référence d’une cellule dans la formule, vous pouvez :
– soit saisir directement l’adresse de la référence la cellule,
– soit collecter la référence en cliquant sur la cellule à référencer (procédé recommandé):
pour cela, effectuez un clic/appui sur la cellule à référencer, à ce moment cette cellule apparaît entourée de pointillés avec une bordure de couleur et sa référence s’inscrit dans la formule.
■ Continuez ensuite la saisie de la formule.
Ainsi, une référence identifie une cellule ou une plage de cellules d’une feuille de calcul et indique à Microsoft Excel ou trouver les valeurs ou les données situées en différents endroits d’une feuille de calcul ou d’utiliser la valeur d’une cellule dans plusieurs formules. On peut aussi faire référence à des cellules situées sur d’autres feuilles du même classeur, à d’autres classeurs ou à des données appartenant à d’autres programmes.
Selon la tâche à réaliser avec Excel, on peut utiliser :
· Des références relatives,
· Des références absolues,
· Des étiquettes,
· Des Noms (significatifs) représentant des cellules, des plages de cellules, des formules ou des valeurs.
1.1.1 Les références relatives
On utilise une référence relative lorsqu’on veut référencer une cellule par sa position relative par rapport à celle qui contient la formule. Dans ce cas, on veut que la référence soit adaptée automatiquement si l’on copie la formule dans une autre cellule.
Illustrons cela par un exemple : supposons qu’une formule fasse référence aux deux autre cellules, si vous copiez la formule ailleurs dans la feuille, la formule obtenue par copie continuera à référencer les deux cellules au-dessus d’elle
Une référence relative à la cellule B2 et C2 spécifie simplement l’adresse des cellules B2 et C2. Par exemple, la formule de la cellule D1 est =B2*C2, vous copiez la formule dans la cellule D3, les références sont adaptées et la formule en D3 devient =B3*C3
Références Absolues
On utilise une référence absolue lorsqu’on veut adresser une cellule indépendamment de sa position par rapport à la formule. Dans ce cas, on veut que la référence ne soit pas adaptée si l’on copie la formule dans une autre cellule.
Les références absolues sont fixes par rapport à la feuille de calcul : elles restent inchangée lors de la recopie des formules. Par exemple pour calculer les montants TVA dans la colonne E on utilise la formule =D2*$I$2 puisque D2 change de valeur verticalement, alors que I2 qui contient le taux du TVA (20%) ne doit pas changer.
Ainsi, $I$2 restera inchangée qu’on la recopie, à droite, en bas ,à gauche ou en haut.
1.1.3 Les références mixtes
L’adresse de la cellule est ½ absolue,
½ relative : seule la référence relative évolue lors de la recopie de la formule, tandis que la référence absolue reste fixe
Exemple de formule : =$B4 la colonne est absolue, la ligne relative
§ Recopiée à droite (ou à gauche), cette formule reste inchangée puisque la référence de la colonne est fixe.
§ Recopiée en bas, la formule évolue car la référence de la ligne est relative : elle devient
=$B5 ; recopiée en haut elle devient =$B3
De la même manière, la formule =B$4 (colonne relative, ligne absolue) n’évolue que si elle est recopié à gauche =A$4, ou à droite =C$4.
1.1.4 Les références nommées
On attribue un NOM à des cellules ou des plages de cellules et on utilise ce nom dans les formules au lieu d’utiliser les références colonne/ligne
Pour Attribuer un nom à une cellule ou à une plage de cellules
· Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules.
· Dans la zone Nom, tapez un nom.
· Appuyez sur Entrée.
Règles concernant le nom :
· Il doit être différent d’une référence ligne colonne.
· Le premier caractère doit être une lettre ou le caractère de soulignement.
· Ne pas utiliser d’espace. Le point et le caractère de soulignement peuvent le remplacer.